أهمية التخطيط

ن اي عملية تدريبية يلزم لنجاحها مسبقاً مبرمجاً يراعى فيه جميع الجوانب اللازمة لأي من التدريبات او الأنشطة سواء كانت هذه العملية لتخطيط مشروع قريب المدى كما حفل سمر + خدمة عامة او زيارة او مشروع بعيد المدى كعمل خطة لمدار السنة لفرقة او مركز . والتخطيط هو الأساس اللازم لتنفيذ الأعمال والبرامج على اسس علمية مدروسة توضح طرق ووسائل تنفيذها مما يوفر علينا الكثير من الجهد والوقت… كما أن الواقع العملي والتجربة قد اثبتت أهمية الاعتماد على التخطيط فى جميع نشاطاتنا وتصرفاتنا وجعلها جميعاً مقرونة بخطة واضحة تحدد خطوات واجراءات تنفيذها. فالخطة تكون بمثابة الطريق الذى يرشدنا الى سبيل تنفيذنا لأهدافنا بكفاءة وفعالية عالية بعيداً عن العشوائية والارتجال التى تؤدي إلى اهدار الطاقة والامكانيات دون الوصول الى ما نصبو اليه من اهداف. ماهو التخطيط : التخطيط فى ابسط صورة له هو : التنسيق بين ما يرغب الفرد أن يحققه لنفسه او لأسرته او للجماعة التى ينتمى اليها. فالتخطيط هو اسلوب فة التفكير والتصوير الذهنى القائم على خصائص متميزة اهمها التداخل بين فروع المعرفة المختلفة فهو اسلوب علمي ومنهجي وفني يشكل على عمليات متعددة ومستمرة يقوم على اساس مناهج وبرامج ومشروعات عمل تفصيلية الى احداث تغيرات مقصودة فى الجماعة وافرادها خلال فترات زمنية محددة الأداء . الغرض من التخطيط : 1) محاولة زيادة الدخل القومى. 2) تحقيق العدالة الإجتماعية بين الأفراد . اى ايجاد التوازن بين الأفراد. 3) تطبيق مبدأ تكافؤ الفرص. 4) زيادة الكفاية والمهارة وتشجيع بذل الجهد والابتكار. 5) زيادة الخدمات للمجتمع نتيجة لزيادة الدخل القومي . 6) العمل على التقدم المستمر. 7) الوصول للتوقيت المناسب . 8) العمل على خفض الاستهلاك. 9) البحث عن مجالات عمل ومشروعات جديدة . 10) العمل على تجنب الأزمات المالية . فوائد التخطيط : 1) يظهر الأهداف بوضوح . 2) يبين التخطيط مقدماً الطريق الذي يسلكه الأفراد في التنفيذ. 3) يبين العناصر الواجب استخدامها مثل الأدوات والأمكانات. 4)يحدد الوقت اللازم . 5) يمكن أن يتعرف على المشكلات الت تواجه الفرد اثناء او قبل او بعد التنفيذ. 6) يفرض الرقابة الفعالة على العمل ومدى مطابقتها كما يريد اتمامها. انواع التخطيط : ينقسم من حيث الزمن إلي : 1) تخطيط طويل المدى وهو يتراوح من 6 إلى 10 سنوات الى 20 سنة. 2) تخطيط متوسط المدى وهو يتراوح من 3 سنوات إلى 6 سنوات. 3) تخطيط قصير المدى وهو يتراوح من سنة فأقل الى 3 سنوات . اسس التخطيط الناجح : هناك عدة اسس للتخطيط الناجح يمكن اجمالها في الآتي : 1) الواقعية : أي أن تكون الخطة غير مبالغ فيها. بل يجب أن تكون في حدود الامكانيات البشرية المادية. 2) المرونــــة: أي لا تكون الخطة جامدة لا يمكن تغييرها ، بل يجب أن تتسم بقابلية التغيير والتحريك حسب الظروف والأحوال التي تصاحب التنفيذ. 3) الشمولية: أي أن تشمل الخطة جميع الأنشطة من ثقافية واجتماعية ورياضية وكشفية ودينية وغيرها كما يجب أن تشمل جميع احتياجات ورغبات الكشافين . 4) البساطة والوضوح : أي أن تكون الخطة مبسطة غير معقدة بالركوز والأرقام وكثرة التشعبات وايضاً واضحة . 5) المشاركة فى وضع الخطة: أي أن يجب أن لا يستأثر القائد بمفرده وضع الخطة غير مبال برغبات وتطلعات اعضاء فرقته . بل يجب أن يستشير افراد فرقته في البرامج ويراعى رغباتهم ويستعمل خبرات المدرسين بما يحقق المنفعة والفائدة 6) التناسق والانسجــــام : أي أن تكون جميع اجزاء الخطة وبرامجها متناسقة ومنسجمة مع بعضها ليس فيها تعارض أو تكرار. 7) الفعالية فى الخطة : ومعنى ذلك أن تكون الخطة الناتجة عن هذا التخطيط لهذه البرامج بعد تنفيذها اكبر من التكاليف المصروفة عليها سواء المادية او البشرية ويتوقف التخطيط على ثلاثة عناصر هي : (1) المشاركون: يجب علينا مراعاة الأمور التالية : 1) إعداد قائمة بأسماء المشاركين . 2) معرفة طرق الإتصال بهم . 3) اخبارهم مسبقا بالهدف من المشروع . 1) إعطائهم الوقت الكافي . 8) البرنامج : وهو من الاسس الهامة في عملية التخطيط لكي يمكننا التنفيذ بعد دراسة عميقة وعلينا إتباع التالي : 1) تحديد الهدف من العملية . 2) وضع برنامج كامل عن العمل من البداية للنهاية . 3) توزيع الاعمال والمسئو ليات . 4) المتابعة . (3) التجهيز : علينا الإعداد المسبق بإحضار الإمكانيات اللازمة وترتيبها بوقت كاف قبل المهمة،وعلينا مراعاة مايلي: 1) إختيار المكان المناسب . 2) الإستقبال واماكن الجلوس ، المرطبات 3) اللوازم اللازمة لتنفيذ المشروع . 4) وسائل الإتصال ، المواصلات ، اللوحات الارشادية. وليمكننا القيام بعمليات التخطيط البعيد المدى ، مثل عمل خطة عامة ، برنامج سنوي ألخ علينا مراعاة الأمور التالية : 1) دراسة الموقف الحالي. 2) تحديد المستوى المطلوب( تحديد الهدف). 2) تحديد الإمكانيات المتوفرة. 4) تحديد الزمن اللازم . 5)تحديد خطوات التنفيذ والبرنامج الزمني . 6) تحديد القيادات المطلوبة وتخصصاتهم . 7) تحديد الموارد المالية والمادية المطلوبة لهذا العمل .8) المتابعة والتقيم . كما يجب أن يكون التخطيط معتمدا على الأسلوب العلمي والمسح الدقيق . مبادئ وأسس التخطيط للمدى البعيد : يمكن تعريف ( تخطيط المدى البعيد ) بأنه طريقة لتأمين تحقيق الأغراض ليس بمجرد الصدفة ولكن نتيجة جهود منظمة ومخلصة لله لرفع مستوى الأداء وإ ستعمال جيد للموارد المتاحة . ويبدو ذلك امرا سهلا وبديهي ، وأن أي عمل يتعين علينا أن نؤديه يتطلبمنا أن نسأل أنفسنا عن اربعة أسئلة أساسية في التخطيط : 1) أين نحن ؟ (ماهو وضعنا الحالي ؟ ) . 2) 2)أين نريد أن نصل ؟ (الهدف الذي نرمي إليه ) . 3) كيف نتوصل لذلك ؟ 4) كيف نتأكد أننا قد بلغنا الهدف ؟ هذه هي المبــــادئ : 1) يتعلق بتحليل دقيق للموقف ( فترة الإعداد ) . 2) يتعريف الأهداف والأغراض ( مرحلة التنظيم ) . 3) بالتساسل الخطي وتوزيع المسئوليات وتوفير الموارد( مرحلة التنفيذ او التوجيه ) المرحلة اللازمة لبلوغ الهدف: أ) مرحلة الإعداد : هناك اسس ومقومات يجب القيام بها عند الاعداد لخطة الفرقة الكشفية ويمكن أن نجملها فى الآتي : 1) دراسة الموقف الحالي من حيث توفر الإمكانيات المادية والبشرية والخبرات اللازمة. 2) تحديد الأهداف الخاصة التي نسعى لتحقيقها . 3) تحديد الفترة الزمنية لتنفيذ الخطة للوصول إلى الأهداف المرجوة. 4) تحديد البرامج التي تدرج في الخطة لتحقيق الأهداف المرسومة . 5) تحديد القيادات المطلوبة لتنفيذ الخطة المقترحة . 6) تحديد الخامات اللازمة لتنفيذ الخطة . 7) تحديد خطوات التنفيذ والبرنامج الزمني لكل خطوة . 8) توفير المعدات والأدوات المطلوبة لتنفيذ الأعمال. 9) وضع بدائل للانشطة المقترحة للتحول اليها فى حالة اعاقة النشاط المقتررح . 10) كتابة الخطة ويجب أن يوضح فيها البرنامج والزمن ومسئولية التنفيذ والمتابعة والمبالغ المالية اللازمة. 11) مناقشة الخطة بين قائد الفرقة والعريف الأول وعرفاء الطلائع ورائد النشاط في المدرسة . 12) اعلان الخطة ليكون الجميع على علم ودراية بها وخصوصاً الأشخاص المنفذين . ب) مرحلة التنظيم: تتمثل هذه المرحلة في التالي : 1) توزيع الأعمال المراد تنفيذها على المكلفين بها مع تحديد سلطاتهم ومسؤولياتهم في تنفيذها. 2) توزيع الأمكانيات والموارد حسب الأحتياج وبالقدر الكافي ومن يكون مسئولاً عنها . 3) تحديد العلاقات بين الأجزاء المنفذة للخطة لتحقيق التنسيق اللازم لبلوغ الهدف جـ ) مرحلة التوجية او التنفيـــذ : وتكون هذه المرحلة اثناء تنفيذ البرامج والأعمال المخططة وهى تعد بمثابة المصحح والمرشد للمنفذ اثناء تنفيذه ويتم التوجيه بما يأتي : 1) استغلال احسن الظروف الجوية لتنفيذ البرنامج في زمنه المحدد. 2) العمل على حسن الاستفادة من الامكانيات المتاحة واستغلالها على احسن وجه الاستعداد الدائم لمواجهة المواقف غير المتوقعة 3) العمل على عدم تداخل الأعمال والمسئوليات. 4) العمل على تصحيح الأخطاء فور وقوعها. 5) حسن الاستفادة من الأعلام والاتصالات . 6) المتابعة المستمرة لسير الخطة . د) مرحلة التقويم : يمكن أن يتم التقويم من خلال عدة وســائل نذكر منها : 1) الاستفتاء : حيث يوزع القائد على الأفراد المنفذين للبرنامج بشكل متكامل يتم من خلالها معرفة مستوى البرنامج وتنفيذه . 2) دراسة التقارير المقدمة من منفذي البرنامج ومعرفة اهم سلبيات وايجابيات البرنامج واخذ اهم المقترحات . 3) دراسة مستوى الانجاز للأفراد فإن كان المستوى جيداً فهذا يعني أن المنفذين على قدر من الجودة والاتقان . مع مراعاة التالي : بالنسبة للكم : (1) رقم ومكان الوحدات . (2) التوزيع على ثلاثة اقسام (3) عدد الأشبال والفتيان والجوالة. (4) الأدوات المتوفرة والموارد المتاحة. بالنسبة للنوع : ـ مستوى الوحدات والكفاءات …. الخ ـ نوعية القيـــادة ـ نوعية المعدات . بالنسبة للمعلومات: ـ البحث المكتبي : ملفاتك والمستندات والتقارير والإحصائيات ….. الخ . ـ البحث الميداني : الزيارات والملاحظات والمسح ……… الخ . التخطيط والخطــة : لما كان التخطيط هو التنبؤ بالمستقبل وكان هذا التنبؤ ضرورياً لوضع خطة تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها لتحديد العناصر المطلوب إستخدامها .ولهذا فالخطة نستطيع تعريفها : هي وضع سياسة معينة وقرارات يمكن أن يكون لها أثر واضح في المستقبل ولن تكون لها أية قيمة إلا إذا حددت تواريخ معينة لكل عمل من الأعمال أو نشاط من الأنشطة . العوامل المؤثرة في الخطة : 1) الموارد . 2) الإمكانات . 3) نوع الخطة . 4) مستوى الافراد . 5) القيادات 6) الظروف . شروط الخطة : 1) أن تكون ذات هدف معين . 2) أن تكون متوازية . 3) أن تقوم على البساطة . 4) أن تعمد على الإفادة . 5) أن تتصف بالمرونة . 6) أن يكون شامل . 7) أن تقبل إحتياجات الأفراد خصائص التخطيط والخطة : 1) الواقعية .2) الشمول .3) المرونة .4) الديمقراطية السليمة .5) الموازنة . 6) تقدير الظروف . 7) تقدير الأعباء المالية . 8) التعرض لخطة المنطقة . 9) التعرض لخطة الوزارة . إرشادات لتخطيط برنامج الوحدة الكشفية : 1) يجب أن تقوم كل طليعه بمناقشه برنامجها وعلى مجلس الشرف ان يقر هذا البرنامج ويتخذ من الضمانات ما يكفل تنفيذه . 2) تبدأ السنة الكشفية من بداية العام الدراسي لذلك يجب أن تقسم السنة إلى فترات متناسبة . 3) يجب أن ينتهي كل برنامج فترى وكذلك برنامج السنة الكشفية بنشاط مميز يرغبه الجميع . 4) على مجلس الشرف أن يجتمع صيف كل عام أو قبل بداية النشاط الدراسي ليقر البرنامج العام للسنة الكشفية كاملة ، كما يجب عليه أن يجتمع قبيل نهاية كل فترة ليقر تفاصيل البرنامج للفقرة التالية . 5) يجب أن يكون هناك برامج على مستوى الفرقة وأخرى على مستوى الكلية وبرامج على مستوى المنطقة. 6) عدم الإكثار من البرامج التي تثقل كاهل الطالب وتصرفه عن الدراسة . 7) يجب أن تعقد إجتماعات الوحدة قبل عقد إجتماعات مجلس الشرف لمناقشة البرامج العامة . 8) يجب أن تجتمع الوحدة مرة كل اسبوع أو كل اسبوعين . 9) يجب أن تتخلل إجتماعات الوحدة بعض الرسميات وخاصة عند إفتتاح الجلسة وعند إختتامها . ويكون ثلث هذه الإجتماعات خارج مقر الوحدة على الاقل . 10) يجب أن تعقد أنشطة نهاية الأسبوع مرتين كل فترة على الاقل ويفضل أن تعقد مرة كل شهر . 11) يجب أن يفي البرنامج بالإلتزامات الدينية وغيرها من الإلتزامات . 1) يجب لبس الملابس المناسبة لكل نشاط .